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Google スプレッドシートの同時編集で作業時間を1/2以下にする方法!

Google スプレッドシート 同時編集

Future ‘I’ Mark株式会社の得能です!本記事はGoogle スプレッドシートの使い方【基本編】シリーズ記事のその①です!

 

売上表や推移のわかるグラフ、その他なんらかの表の作成など、業務での資料作りにかなりの時間を費やしていて「なんとかこの時間を減らしていきたい…」と考えている読者の方は多いのではないでしょうか。

おそらく、この記事を見てくださっているということは、そのような業務課題があり、解決策を調査した結果、Google スプレッドシートを利用するという結果に行き着いたからだと思います。

これまで利用してきたExcelなどの表計算ソフトなどと操作性がほとんどいっしょであるため、これまで通りの使い方までは…まぁできる、問題はGoogle スプレッドシートならではの強み・機能を活かした使い方がわからない、知りたい…という点ではないでしょうか。

 

そこで、他のG Suiteツールの使い方紹介とは少し内容を変え、Google スプレッドシートについては数字の入力や関数などといったことの説明はせず(後日紹介するかもしれませんが)、Google スプレッドシートならではの機能の使い方を優先的にご説明していく内容にしていきます。

本記事ではGoogle スプレッドシートの同時編集機能の使い方についてご説明していきます!

 

なぜ、同時編集で作業時間を1/2以下にまで減らせるのか?

さて、既におわかりであるとは思いますが、念のためこのことについて確認しますね。

なぜ、同時編集で作業時間が1/2以下にまで減らせることができるのか…それは、資料作成などに関わる人数がそのまま作業効率向上の倍率となって現れるからですね。

作業を2人でやることで2倍、3人でやることで3倍になります。

もちろん、作業内容によってはこのように単純に効率を上げることはできないかもしれませんが、それでも1人で黙々と作業をすすめるよりは断然に作業効率が高くなります。

本記事でGoogle スプレッドシートでの同時編集をマスターして作業効率を飛躍させましょう。

 

同時編集を行うための準備

同時編集をする場合にはいくつか準備が必要になります。作業前に確認、処理しておきましょう。

 

ネット環境に接続する

同時編集機能はネット環境につながれているからこそ実現可能な機能です。ですから、ネット環境への接続は必須となります。

Google スプレッドシートは基本的にはネット環境下でなければ使えないツールなのですが、インターネットを閲覧するソフトウェアとしてGoogle Chromeを利用していて、かつ、オフライン用ドキュメントアプリ(つまり、ネット環境に接続しなくてもファイルを作成できるアプリケーション)を導入していればネットにつながれていなくても利用できます。

オフライン用ドキュメントアプリリンク(今回の同時編集に必須のものではありません

https://chrome.google.com/webstore/detail/google-docs-offline/ghbmnnjooekpmoecnnnilnnbdlolhkhi

 

ですので、場合によってはネットに接続しない状況下でGoogle スプレッドシートを利用していていることを知らずに利用している方もいらっしゃるかもしれません。

同時編集については例外なくネットへの接続が必須になりますので、有線、もしくは無線などでPCのネット環境への接続をお願いします。

 

同時編集者とのデータ共有設定をする

さて、もうひとつの準備事項は、編集するデータを同時編集者と共有していただくことです。

データ共有の方法については既に、Google Driveの使い方シリーズで述べましたので、「データを取引先と共有する方法」以降を参考に設定してみてください!

Google Drive初心者必見!取引先とデータを共有する方法とその仕組み

 

ここで、一番注意していただきたいのが、編集するデータのアクセス権限を必ず「編集者」にしていただくことです。

その他、アクセス権限は「閲覧者」や「コメント可」といった種類があります…が、それでは外部の同時編集者はあなたの持つデータを見ること、もしくはコメントすることしかできなくなります。

共有設定画面のココに設定欄がありますので、お間違いなく設定いただくようお願いします。

Google スプレッドシート 共有設定 編集者 同時編集

 

また、もし同時編集者が複数人いる場合、共有設定で「リンクを知っている全員」などの設定にしたくなりがちです…が、万が一編集するデータのリンク先が漏れると外部の第三者に勝手にデータの中身を見られる、編集される危険があるため、ご面倒でも個別に共有設定していただくことをオススメします!

Google スプレッドシート 共有設定 注意 同時編集

 

G Suite、Google アカウントを持たない人でも同時編集に参加することができますので、場合に応じて設定してみてください!

 

同時編集による資料作成をしてみる

それでは、いよいよ同時編集をしてみましょう!

同時編集を開始するのにこれまで述べた準備以外に特別な処理は必要ありません。1人で資料を作成する時と同じく、編集するデータを開くだけで編集開始となります。

今回はこのスプレッドシートデータの記入漏れのあるところに同時編集機能を活かして2人で数字を記入していくデモを行います!

Google スプレッドシート 同時編集

同時編集時の画面表示

さて、編集データに2人でアクセスするとどのようになるのでしょうか。

Google スプレッドシート 同時編集

 

 

なんと!2つのセルがそれぞれ違う色で囲まれている(選択されている)のがわかります!

ピンク色の枠に囲まれたB3のセルにマウスカーソルを当ててみると…

Google スプレッドシート 同時編集 名前

(モザイクかけてますが)名前が出てきます!既にお気づきとは思いますが、同時編集者の名前です!(知らない人の名前が出てきたら至急共有設定を解除してください笑)

そして、スプレッドシートの右上も確認してみると…「コメント」「共有」ボタンの左側に何やら画像が出現しているのがわかるかと思います。(デモにはモザイクをかけています…)

Google スプレッドシート 同時編集 アイコン

 

この画像はこのデータにアクセスしている同時編集者が持つアイコン画像になります。今この人と同じデータにアクセスしていますよ〜!という印のマークです。

 

同時編集をしている様子

それでは試しに2人同時に数字を書き換えてみましょう…!(GIF参照)

Google スプレッドシート 共同編集

 

少しわかりにくかったかもしれませんが…同時に編集が進んでいるのがお分かりいただけましたか?このようにして複数人で同時編集することができます!

 

データはリアルタイムに更新されていく

編集されたデータはリアルタイムに更新され、都度最新のデータを編集者同士で共有されます。

そのため、例えば「Aさんがグラフを編集して保存作業をしている間に、Bさんも同じグラフを編集していて、Bさんが保存処理を行うと”既にAさんが別の内容で編集しています”と表示され、データの内容がややこしくなってしまう」という差分の問題は起こりません。

本当に今目の前で作業している環境と同じ感覚が表計算の編集でも味わうことができるのです!ですので、同じ箇所を同時に編集した場合は最後に編集した人のデータで上書きされますし…誰かがグラフの編集をしている時にもう一方の人がそのグラフを削除すると強制的にグラフが削除されて編集が終了したり笑

 

この同時編集の便利さや感覚については一度手を動かしてみて感じていただく方が一番わかり易いと思いますので、まずは身近な人と同時編集を試してみて資料作成の効率アップの第一歩を踏み出してみてください!

 

お問い合わせ

当社ではG Suite正規代理店としてG Suite導入による業務改善提案・サポートを行っております。

Google スプレッドシートの使い方をもっと知りたい、G Suiteを導入してみたいという場合はぜひお気軽に当社までお問い合わせください!

その他、京都、大阪、兵庫、滋賀、奈良など、関西圏での法人携帯(BIZパッケージ)、ZohoCRMの導入、などもFuture’I’Markへおまかせください!

 

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