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G Suiteのアプリで作った資料をWebサイトやSNSに安全に公開する方法

G Suite 安全にデータ公開

Future ‘I’ Mark株式会社の得能です!

みなさんはG Suiteで作成した資料をWebサイトなどに公開したいと考えたことはありませんか?

G Suiteで作成した資料は内容を更新すると、最新の情報が相手にも伝わりますので情報開示に活用するものとしては理想的なツールのひとつと言えるため、使える場面が使っていきたいところです。

例えば、スマートフォンの在庫数をGoogle スプレッドシートで作成している会社であれば、お客様がスマートフォンを選択する参考としてそのデータをできる範囲で公開する…となかなか便利そうです。

しかし、社内の人間や取引先とのリンクの共有と同じ方法でデータを公開してしまうと…知らない人からこんな内容のメールがたくさん送られてしまうことになる可能性があります…

 

G Suite アクセス権限のリクエスト

 

どうしてこのようなことが起こるのでしょうか?そして、安全にG Suiteで作成したデータを外部に公開して日頃のビジネスに活かす方法はあるのでしょうか?

今回はそんなG Suiteのデータ共有についてさらに掘り下げてお伝えしていきます!今回の内容を知っておくことで、お客様の利便性向上のために自社で作成したデータを積極的に公開することができるようになり、互いに繁栄の道を進んでいくことになるでしょう!

 

「アクセス権限のリクエスト」が来てしまうメカニズム

さて、安全にデータを公開する方法を述べる前に、先ほどのアクセスリクエストメールがたくさん来てしまう可能性がある理由、そのメカニズムをお伝えしなければいけません。

この章ではまずそのメカニズムをご説明するために、スマートフォン販売の参考資料として以下の在庫表を公開して…失敗する事例をご紹介していきます。

 

 

G Suite アクセス権限のリクエスト

 

試しに閲覧権限のみ付与してデータを外部公開してみる

では、まずはこの在庫表の共有設定を考えましょうか。

いろんな人に見ていただきたい資料なので「リンクを知っている全員」、もしくは「ウェブ上で一般公開」の設定が妥当でしょうか。

在庫表の数値は第三者に書き換えられるのはまずいので、アクセス権限は「閲覧者」としておきましょう。

G Suite アクセス権限のリクエスト

 

できました!それではこれを公開していきましょう!とりあえず…Facebookに…こんな感じで情報を公開しておくとお客様は喜んでくれるだろうな〜!(≧▽≦)

※実際に投稿はしていません笑 状況を再現するためのフィクションです笑

 

そして…この後…悪夢が待っていたのです…。

 

来ないでくれ!「アクセス権限のリクエスト」

しばらくすると会社Gmailに何件かメールが送られてきた。在庫数を見て「今買うべきだ!」と決めてくれたお客様からの問い合わせかな?…と思いメールボックスを開いてみると…

G Suite アクセス権限のリクエスト

 

え?アクセスのリクエスト…?しかも、知らない人から何件も送られてきてる…。どういうこと…?

公開した在庫表へのアクセス権限は「閲覧者」に設定してあるので、データを上書きされるということはありませんでしたが、「アクセスのリクエスト」と言う内容の不思議なメールが延々と送られてくるのです。

こんなメールをずっと送られていては仕事にならない…!ということで、やむを得ず在庫表の公開をやめることにしました。

 

「データ共有」で外部公開はしてはいけない

…と、かなり極端な事例をご紹介したので、現実にここまでひどいことが起こることはかなり稀ではありますが、同じような設定をしてデータを公開すると同じような被害を受ける可能性はあります!

 

こうなってしまった原因を調べてみましょう。原因は公開した在庫表のスプレッドシートにあると考えられるので、公開したリンク先を確認してみましょう。

ここで、外部の人間が在庫表のデータを確認するシーンを再現するために、普段利用している自分のアカウントをログアウトした状態で見る、もしくは別のアカウントでログインして閲覧してみましょう。

…むむむ?何やら上部に「閲覧のみ」という表示が…!

G Suite アクセス権限のリクエスト

 

こちらをクリックしてみると…むむむ?「編集権限のリクエスト」…?

G Suite アクセス権限のリクエスト

 

さらにこちらをクリックして…「リクエストを送信」をクリックしてみると…

G Suite アクセス権限のリクエスト

 

…なんと!普段利用しているGmailの方に先ほど届いた内容と同じメールが送られてきたのです…!

G Suite アクセス権限のリクエスト

 

これが、「アクセスのリクエスト」メールの正体です。

仮にデータ共有設定でアクセス権限を「閲覧者」に設定されていても、このやり方を用いることでデータの管理者にデータの編集権限を与えてくださいというお伺いを誰でも送ることができてしまうのです!

これは、社内や取引先とのデータ共有においてうっかり共有設定を失敗してしまった場合には大変便利な機能です…しかし、外部にデータを公開するという用途においてはちょっと厄介です。

先ほどの事例のように悪意のある第三者に何度もリクエストメールを送られてしまうようなことになるとかなり面倒ですし、仮に誰かが誤ってリクエストを送ってきた場合にこちらも誤ってアクセス権限を付与してしまう…ということもありえます。

ということで、G Suiteで作成したデータを外部の人に広く閲覧限定で公表する場合は、なるべくスプレッドシート”そのもの”を公表しないほうが良いのです!

 

安全にデータを外部に公開する方法

スプレッドシートそのものを公表してはいけない…とはお伝えしましたが、スプレッドシートのデータを安全に公表できないというわけではありません。

実は、データを共有以外の方法にもスプレッドシートのデータを公表する方法があり、かつ、その方法は広く外部にデータを公表する場合に向いているのです。

その方法とは…「ウェブに公開」機能です!

 

「ウェブに公開」機能を使って安全に公開しよう!

「ウェブに公開」機能とはその名の通り、ウェブ上に作成したデータを公表することを目的としたデータの処理方法です。

データ共有とは違い、不特定第三者にも目を通してもらうことを前提とした公開方法となるので、編集権限のリクエストなどを行うことはできません。

「ウェブに公開」機能なのですが、どこにあるのかといいますと…

「ファイル」→「ウェブに公開」にあります。クリックしてみましょう。

G Suite アクセス権限のリクエスト

 

このような画面が開いたと思います。ここでウェブでの公開を前提とした設定を行うことで安全にデータを公開することができるようになります!

G Suite アクセス権限のリクエスト

 

それではWeb公開用のリンクの作成を試してみましょう。「ドキュメント全体」と書かれているところは公開するシートをどれにするかを決定する項目です。今回はシート1のみなので「ドキュメント全体」設定でも問題ありません。

「ウェブページ」と書かれているところは公開方法を設定する項目です。ウェブページ以外にCSVファイルといったデータの”配布”に適した選択肢があります。今回はデータの配布ではなく公開をしていきたいのでココも変更せずに進めていきます。

設定を終えてから「公開」をクリックすると…このように公開用のURLが生成されます。(モザイクで隠しております)

G Suite アクセス権限のリクエスト

 

このリンク先をコピーしてアクセス先として設定して見てみましょう。すると…このように在庫表のデータがスプレッドシートファイルとしてではなくWebページとして公開されます!

G Suite アクセス権限のリクエスト

 

この表示方法であれば、スプレッドシートファイルへの編集を加えられないのはもちろん、アクセスのリクエストメールも飛ばすことができないため、いろんな人に安心して見てもらえます。

また、このデータはスプレッドシートのデータと完全にリンクしていますので、ウェブに公開後に元データを編集した場合はこのWebページのデータも更新されます!ただし、5分おきに更新されるようです!

 

Webページに掲載するのなら「埋め込み」がオススメ

先ほどの公開方法はデータを公開するWebページのURLを生成する方法でしたが、「自社のホームページにデータを埋め込みたい!」という場合は埋め込み用コードを作成すると良いです。

埋め込み用コードはウェブで公開画面で「埋め込む」のタブをクリックして「公開」をクリックすることで生成されます。

G Suite アクセス権限のリクエスト

 

ここで生成されたコードはHTMLコード(簡単に言うとイチからコードを書いてWebサイトを作成するための文法)なので、自社のホームページのコードに埋め込むことで利用することができます。(このあたりは別ジャンルの話になるので業者の方と相談の上で行ってください!)

さて、Google サイトでもスプレッドシートデータの挿入によりデータの表示ができるのですが、今回生成したコードを埋め込むことで表示されるスプレッドシートデータとは少し違いがでてきます!

下部の画像は旧Google サイトを用いてスプレッドシートデータを載せてみた画像です。

G Suite アクセス権限のリクエスト

 

埋め込み用で記載したスプレッドシートデータ(上)と単純にスプレッドシートを挿入した(下)の2パターンを比べてみると…後者のデータの下にはスプレッドシートデータにアクセスするためのリンクが表示されているのがわかります!

 

ちなみに新Google サイトでも確認してみましょう。新Google サイトには埋め込み用コードが利用できないので挿入されたスプレッドシートしか確認はできませんが…このように、埋め込み型ではないものにはスプレッドシートファイルへのアクセスリンクが存在します。

G Suite アクセス権限のリクエスト

このような結果から、社内や取引先との間での情報公開においては特に重要な問題ありませんが、多くの人に見てもらうことを想定したサイトにデータを記載する場合にはやはり「ウェブで公開」を通じて生成したコードを利用するのが望ましいと思います。

 

おわりに

今回も長々と説明していきました…まとめます!

 

スプレッドシートなどにまとめたデータを外部の人向けに公開する方法としては「ウェブで公開」を使うべきです。

なぜなら、アクセス権限を設定しただけのスプレッドシートを共有してしまうと、不特定第三者に「アクセス権限のリクエスト」を送られるリスクがあるからです。

リクエストを送られる事自体はさほど重要ではないが、何度も送られることによる嫌がらせ、誤って知らない人にアクセスを認めてしまうことになる可能性はゼロではないので、ビジネスとして利用する場合はできるだけこういったリスクは省かなければいけません。

「ウェブで公開」はそのために用意された機能であるといえます。データの外部公開による活用を考えていらっしゃる企業さんはぜひ「ウェブで公開」を知っておきましょう!

 

また、「そもそも公開しなければいい」「Excelファイルならこんなことにはならない」という意見もあるでしょうが、スプレッドシートを外部に公開することで常に最新の情報を見てもらえるというメリットがあります!

今回の使い方さえマスターすれば安全に情報を公開することができるので、そういったビジネス活用についてもぜひ検討してみてください!

 

ちなみに、今回の話はGoogle ドキュメント、Google スライドにも通じる内容です。それらの資料を扱う際にも今回の知識をぜひ活かしてください!

 

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当社ではG Suite正規代理店としてG Suite導入による業務改善提案・サポートを行っております。

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