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Google Drive初心者必見!取引先とデータを共有する方法とその仕組み

こんにちは!Future ‘I’ Mark株式会社の得能です!

この記事はGoogle Driveの使い方【基本編】シリーズのその②となります。

Google Drive内で新規データ(ファイル・フォルダ)を作成する方法や自分のPCからデータを移動させる方法、データを削除する方法については前回記事を参考にしてください。

Google Drive利用のキホン!データを作成・記録・削除する方法

今回はGoogle Drive内に保存、管理しているデータを取引先など外部の人に送る、共有する方法をお伝えします。

 

Google Driveについて知っていただきたい前提知識

Google Driveでのデータ共有の方法がなかなか覚えられない、もしくは意味を理解できていないがとりあえず手順通りに行っていてはいないでしょうか?

そんな方々にしっかりとデータ共有の方法を理解していただくために、まずGoogle Drive内のデータと一般的なデータとの違いについて触れておかなければなりません。

なぜなら、Google Driveでのデータ共有はこれまで一般的だったメールでの添付データ送付とは仕組みが大きく違うものになるからです。その仕組みがあるためにデータの共有が大変容易に、かつ、情報の流出のリスクは大きく低減されています。(注意しなくて良いというわけではないです!)

もし、方法論だけ知りたいという方は「データを共有する基本的な方法」から読み進めてください!

 

Google Drive内のデータと一般的なデータとの決定的な違い

ここに、今わたしが利用しているMacbookのデスクトップ上にある「共有資料」という名のフォルダと、Google Drive内にある同じく「共有資料」という名のフォルダがあります。

Google Drive ローカルとDrive

 

2つのフォルダは共に中身は空っぽです。ただし、この2つのフォルダには大きな違いがあります。それはいったいなんでしょうか…?

それは、MacBook上にあるフォルダはデータそのものであるのに対して、Google Drive内にあるフォルダは一種のWebサイトであるという違いです。

ご説明します。

例えば、弊社の持つWebページであるFuture ‘I’ Mark株式会社のホームページにアクセスする場合には以下のURLを入力することで誰でもアクセスできますよね?

http://future-i-mark.co.jp/

同じように、Google Drive内のデータにもそのデータにアクセスするためのURL(=アドレス)が設定されています。今回の「共有資料」については

https://drive.google.com/drive/u/0/folders/0ByMwWSu…

というURLが設定されています。(URLは一部省略しています。)

つまり、Google Drive上の「共有資料」フォルダも弊社ホームページと同じくURLさえわかれば誰でもアクセスができるWebページなのです!(ただし、閲覧権限が与えられている場合に限ります。後述)

なぜ、このようなことになっているのかというと、Google DriveおよびG SuiteのサービスがWebブラウザ(Webサイトを見るためのソフトのこと。Chrome、Edge、Safariなど)を通じて提供されているサービスだからです。

 

共有するのは”データ”ではなく”データを表示できるURL”

つまり、Google Drive上にあるデータの共有はデータを添付したメールの送付という一般的な共有方法とは大きく違ってくることがお分かりいただけると思います。

そう、”データそのものを送る”のではなく”データを表示できるURLを送る”のです。このイメージさえわかればこの後の説明も難なくご理解いただけると思います。

以上、この究極の違いを念頭に入れた上でデータ共有の方法を見ていきましょう!

 

データを取引先と共有する方法

さて、データを共有する方法を順を追って説明していきます!

 

データを共有する基本的な方法

まずは、フォルダを右クリックしてメニューを開きます。その中に「共有」という項目がありますのでそちらをクリックします。

 

Google Drive 共有クリック

 

「他のユーザーと共有」という画面に移動しました。これが共有設定におけるホーム画面的位置づけのページとなります。

 

ここではデータを共有したい相手が決まっている場合の共有方法をご紹介していきますね。

表示されたページの下部に「ユーザー」と書かれていて、入力欄も用意されていると思います。共有したい相手のアドレスを記入する欄となっています。

データを共有したい相手のアドレスを入力して「送信」ボタンを押してみましょう。

この時、送付先のアドレスよって2通りのパターンが生まれます。それぞれの流れを説明していきます。

※G Suiteユーザーのみが経るパターンです。無料のGoogleアカウントユーザーには表示されません。

①一つ目は送付先がGmail、G Suiteアカウントユーザーの場合です。その場合はこのような画面になります。

Google Drive 社外確認

 

「はい」を押すと設定した送り先に「共同資料」にアクセスするためのリンク(URL)が自動送信され、このようなメールが来ます。

受け手側は「開く」を押すことで「共同資料」を見られる…というわけです。いかがでしょう?簡単に送れると思いませんか?

さて、もう一つのパターンについてもご説明しましょう。

②もう一つはGmail、G Suiteユーザー以外の相手の場合です。

その場合は「受信者が編集するには14日以内にGoogle アカウントでログインする必要があります。この招待状を持っている誰もがアクセスできるようになります」と書かれた表示が出ます。 ちょっと不安な文章ですがしっかり解説しますので、とりあえず読み進めてください。

Google Drive Google アカウントなし

 

「はい」を押すと同じく送信先に招待メールが自動送信されます。それでは、受信したメールを見てみましょう。

 

Google Drive Google アカウントなし 受信

 

こちらも同じく「開く」をクリックするとう「共同資料」にアクセスすることができます。

ただし、14日以内にGoogle アカウントでログインしなければ編集はできません。なぜ、このような条件付きなのでしょうか?

ヒントはメール本文にある「このメールは、ログインせずにここのアイテムにアクセスすることを許可するためのものです。信頼できるユーザーにのみ転送してください。」と書かれた文にあります。

実は相手がGmail、G Suiteユーザーでないと送信する個人を完全には特定できないため、とりあえずアドレスを知っている人は実質誰でもアクセスができる状態で送られているからです。

ですので、知らない第三者に不正に資料を編集されないためにログイン制限というものを設けている、というわけです。

 

「えぇ?そんなもの使えないよ!」と思われた読者のあなた!ちょっと待ってください。この時点でも、添付データをメールで送るやり方も圧倒的に安全なのですよ。

その理由はこの後の「他人とのデータの共有設定を解除する方法」で説明しますので、もう少し…読み進めてください!

 

条件付きデータ共有をする方法とその種類

さて、共有設定の種類はまだ他にも多数ありますので、まずはそちらからご説明していきますね。

「他のユーザーと共有」の画面をもう一度開いていただいて…こちらをクリックしていただけますか?

 

すると、「特定のユーザーとだけアクセスできます」などといったものが出てきました。これ、すべて共有設定なんです。すべての共有設定を見ておきたいので、さらに「詳細」をクリックしてください。

Google Drive 共有設定

 

ここで設定できる共有設定の選択肢のすべてが表示されます。

Google Drive 共有設定 一覧

 

共有設定について表でまとめておきましたのでご確認ください。

Google Drive 閲覧権限 表

 

簡単にお話すると、一番下から順番に情報漏洩のしにくい順番になっています。

では、一番上の「ウェブ上で一般公開」は誰でもアクセスできて危険だから設定する場面はないの?といわれると決してそうではありません。

例えば、Google スライドにまとめたプレゼンテーションを自社の商品説明としてホームページ上で公開したい!と言う場合はこの設定を使います。スプレッドシートでまとめたデータも公開することもあるかと思います。

ということで、いろんな人に見てほしい資料があれば「ウェブ上で一般公開」も利用できます。

あと、設定項目としては「閲覧のみ可」と「編集可」というものもあります。

 

 

Google Drive 編集可 閲覧のみ可

 

これはその名の通り、前者はその資料を見るだけなら可能、後者はデータの書き換えなどが可能ということになります。

先ほどは特定の人にメールで共有リンクを送る方法をお伝えしましたが、ここで設定した共有設定の対象になるユーザーが相手であれば、「他のユーザーと共有」画面で「リンクをコピー」したリンクを送ることでもデータを共有できます。

 

他人とのデータの共有設定を解除する方法

さて、データの共有設定は後から解除をすることができます。実はここにGoogle Driveでのファイル管理のメリットがあります。

 

読者の方で、もしくは周りの人でデータの送り先を間違えた、送るデータを間違えたことが一度はあるのではないでしょうか。

一度送ってしまった添付データはもう戻らない…内容次第では重大な情報漏えいになってしまう。データを送る際に漏洩を意識してかなり慎重に、神経質になっている方も多いのではないでしょうか。

 

しかし、Google Drive上にあるデータの共有については後から共有設定を解除することができるのです。

(理論的には)誤って不特定の第三者にデータが行き渡ったとしても、見られる前に共有設定を解除してしまえばもう誰も見ることはできないのです。

この点が添付データをメールで送信するやり方よりも圧倒的に安全である理由です!

添付データの送信はデータの所有権を完全に与えているのに等しいですが、Google Driveでの共有設定は自己にデータの主導権を持ちつつ相手に権利を与えるという違いがあるためこのような差が出るのです。

 

ご理解いただけましたか?それでは、共有設定の解除設定をご紹介します。

まずは特定のユーザーとの共有を設定している場合です。

特定のユーザーに設定した共有設定を切り離す必要があります。まず、「他のユーザーの共有」の画面の下部に「●●さんと共有しています」というところがあると思いますので、そちらをクリックします。

 

すると、現在の共有設定の詳細が見られます。共有権限を消したいユーザーの名前の横にある「✕」ボタンをクリックすることで共有設定を解除することができます。とっても簡単ですね。

 

Google Drive 共有解除

 

さて、次は全般的な共有設定の解除ですが、これは設定を変更するだけで完了です。

例えば、現在「リンクを知っている人全員が閲覧可」の設定であれば、「リンクを知っている”会社名”の全員」などに変更することで、少なくとも社外の人間には見られなくなります。

 

まとめ

いかがでしょうか。今回は長文になったため最後にまとめを入れようと思います。

Google Drive上のデータは一種のWebページであること、ゆえにデータの共有はURLを伝える方法になること、様々な共有設定があること、そして。共有設定の解除の方法をご紹介しました。

共有設定の方法だけでなく添付データをメールで送る方法よりも共有が簡単で安全な理由もお伝えできたと思います。

実際に触れてみて理解できることもあると思いますので、まずは身近な人を対象に共有設定を試してみましょう!

 

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