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G Suiteのアプリケーションを知ろう【 Google スプレッドシート 編】

みなさんこんにちは!Future ‘I’ Mark株式会社の得能です!

本日よりブログ担当として当社の情報やツールのご紹介をしていきますのでよろしくお願いいたします!

 

さて、今回はGoogle社が提供している表計算ソフト「Google スプレッドシート」をご紹介します。

表計算ソフトといえばMicrosoft社のExcelが有名で、Windowsパソコンにも標準で導入されていることもあり、どの企業様でも資料作成などで一度は利用したことがあるのではないでしょうか。

そのため、いくつかの表計算ソフトの中からExcelを選択する…という意識で利用されていることはあまりないのかなと思います。

 

個人的にExcelは資料作成の“質”、Google スプレッドシートは資料作成の“スピード”に特化したツールという違いがあると感じています。

以下のGoogle スプレッドシートの機能を紹介を通じて、Excelとの違いを知っていただいたうえで、こだわりを持って表計算ソフトを利用するキッカケになればと思います。

Google スプレッドシートとは

繰り返しにはなりますが…Google スプレッドシートはGoogle社が提供している表計算ソフトです。ビジネス向けオフィススイートであるG Suite、および無料版のGoogleアカウントでも利用することができます。

基本的にはMicrosoft社のExcelと見た目も使い方も同じ表計算ソフトです。

大きな違いはExcelはパソコンにインストールして利用するソフトウェア(Excel Onlineというサービスもあるなどクラウドサービスの要素も持っています)に対して、Google スプレッドシートはWebブラウザを通じて利用するクラウドサービスという違いがあります。

Google スプレッドシートを利用するメリット

Google スプレッドシートを選択するメリットは大きく3つあります。

同時編集により作業時間を大幅に削減できる

これまで、一人パソコンの画面と向き合い数時間黙々と資料を作成することはありませんでしたか?

また、他の誰かに資料の作成を手伝ってもらった後に編集したファイルを集めて再編集するのに苦労したことはありませんでしたか?

 

そういったケースについてはGoogle ドキュメント エディタの同時編集機能が大変役に立ちます。

これは、一つのファイルに対して複数人が同時にアクセスすることができ、かつ、同時にファイルへの書き込みなどの編集をすることができるというものです。

多ページに及ぶ会議資料の作成も社員の仲間と同時編集するだけで、作業効率が数倍になります。もちろん、ファイルを集めて再編集をする作業は必要ありません。

データの共有が容易で安全

Google スプレッドシートはデータファイルをメールに添付して…という方法ではなく、ファイルにアクセスできるURLを相手方に教えることでデータを共有することができます。

データの共有範囲は社内限定、特定の人のみなどと細かく設定することができますので、仮にURLを不特定の第三者に知られてしまっても中を見られる危険性は低いです。

 

また、間違えて送るべき相手と違う人にURLを送ってしまった場合では、送信後に外部へのファイル閲覧権を制限することでファイル内の情報流出を防ぐことができます。

従来のExcelファイルではメールにデータを添付して相手に送付しているので、万が一相手先を間違えてしまった場合については対応のしようがありません。

GoogleのAIを活用して編集することができる

Google スプレッドシートにはデータ探索という機能があります。 これは何かというとGoogle社のAIを活用して一部作業を自動化するという機能になります。

 

例えば、売上表などを記録したGoogle スプレッドシートでデータ探索機能を利用すると、作成している表のデータに基づいて自動でグラフを作成してくれます。

しかも、棒グラフや円グラフなど複数のグラフを提案してくれます。ユーザーは気に入ったグラフを選択してドラッグ・アンド・ドロップするだけでグラフを作成することができます。

従来の作業方法では作成するグラフのデータ範囲を設定して、グラフの種類を設定して…という手順を踏まなければいけないところ、Google スプレッドシートではたった数クリックでグラフを作成することができます。

 

データ探索機能は2016年秋に搭載されたばかりの機能でまだまだ機能は少ないのですが、今後さらにAIを活用した自動作成機能が搭載されるものと思います。

Google版ワープロ、プレゼンソフトもあります

今回、Google スプレッドシートという表計算ソフトをご紹介しましたが、他にもGoogleにはGoogle版ワープロソフトのGoogle ドキュメント、Google版プレゼンソフトのGoogle スライドがあります。

それらのツールにもGoogle スプレッドシートの特徴としてこれまでに紹介した機能が搭載されているので、業務改善に多いに役立ちます。

おわりに

今回はGoogle スプレッドシートについてご紹介しました!

作成する資料の量が多い、早いスピードで仕事をしていきたいという方には非常に使いやすいツールなのではないでしょうか?

先述したように、無料のGoogleアカウントでも利用することができるので、まずは試しに触ってみてください!

Google スプレッドシートを業務で活用してみませんか?

当社ではG Suite正規代理店としてG Suite導入による業務改善提案・サポートを行っております。本記事を通じてGoogle スプレッドシートの業務で利用してみたい、G Suiteを自社に導入したいとお考えになられましたら、ぜひお気軽に当社までお問い合わせください!

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