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G suiteのアプリケーションを知ろう【カレンダー編】

みなさん、こんにちは!
Future’I’Mark株式会社の野口です。

本日は「G suiteのアプリケーションを知ろう」の第二弾で【Googleカレンダー】を紹介します。

前回はG mailについて紹介させて頂きましたが、他のメールソフトとは違いGoogleが提供するサービスだからこそ実現出来る機能があることをお分かり頂けたと思います。。

カレンダーも同様でGoogleだからこそ実現可能な機能が揃っております。

 

G suiteの便利なアプリケーション

 

Googleカレンダー

Googleカレンダーとはオンライン上でスケジュールを管理するアプリケーションとなります。
特徴として自分の予定に限らず会社の上司や同僚、はたまた奥様や彼女などGoogleカレンダーをインストールしている人であれば、同期するだけでいつでもどこもで他人のスケジュールを閲覧できる便利なカレンダーアプリです。

 

まずは動画をご覧ください。

 

G suiteでGoogleカレンダーを使うメリット

 

・スケジュールを一元管理

 

先ほどもお伝えしましたが、Google カレンダーで予定を管理すれば、自分の予定だけでなく、同僚や上司の予定も同じ画面で見ることができます。
全員の空いている時間が一目でわかるので、会議の設定や営業同行のスケジュール調整もいちいち電話で確認することなく可能です。

 

・どのデバイス(端末)からでも常に最新の予定

 

Google カレンダーは、パソコンだけでなく、スマートフォン、タブレットにも対応。

いつ、どの端末からでも常に最新のスケジュールを見られるので、外出先で次の打ち合わせをチェックしたり、自宅のタブレットで明日の予定を確認することが可能です。

また情報はリアルタイムで更新されるので、仮に4名でチームカレンダーを共有しているとしてA君が予定を更新した瞬間にB君、Cさん、D君の全てのカレンダーが自動で変更されます。

これであれば予定がダブったりする心配もないですね。

 

・スケジュールの漏れを防ぐリマインダー機能

 

カレンダーの通知をオンにしておけば、パソコンへのポップアップやメールなど、お好みの方法で予定を知らせてくれます。

携帯端末へ通知やメッセージなども選択できるので、どこで何をしていても大事な予定を忘れてしまうことはありません。

 

・人口知能を使ったスケジュール調整

 

G suiteのGoogleカレンダーには人口知能が搭載されており、例えばA君、C君、Dさんの4名で会議を行いたい場合、従来であれば電話やメールでそれぞれの予定をヒアリングして、全員が空いてる時間を探して、予定を調整する。

一人でも予定が変更になったらまた全員から予定を聞いて。。。というかなりの手間が発生していたと思います。

これがGoogleカレンダーであれば、会議の参加メンバーをカレンダー上に追加するだけで
全員が空いている時間を人口知能がピックアップして、会議に最適な時間を教えてくれます。

<赤枠部分>

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まとめ

 

いかがでしょうか?

組織で活動する中でメンバーの予定を正確にリアルタイムで管理することは業務効率を向上させる上で必要不可欠です。

他にもカレンダーからビデオ会議が出来たり、PDFデータを貼り付けたり、Googleマップと連動させたり様々な機能があります。

ぜひ、Googleカレンダーをご活用頂きワンランク上の働き方を実現してください。

 

 

 

 

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